領収書は節税につながりますか?

領収書は、会社が事業活動を行っていく中で、取引の証明となるものです。実際に使った経費でも領収書がないばかりに経費計上が認められず、無駄な税金を支払うことになってしまっては、元も子もありませんので、会社の経費の証明書として領収書の管理保存は節税の基本といえます。

領収書は、会社が事業活動を行なっていく中でもらうこともありますし、出すこともあります。どちらの場合も、会社間での取引を証明するものなので、経理部門が管理・保管する必要があります。

例えば、会社で消耗品を購入した場合、購入側は経費の領収書となり、売上側は売上の領収書となります。税務調査では、領収書の確認もされますので、年度ごとにファイルを作り、管理するなど、適正に保存しておきましょう。

ちなみに領収書の保存期間は会社法上は10年、税法上は7年(繰越欠損金がある場合で一定の場合は9年)です。

領収書のもらい方で重要なのは「会社のために使った経費の領収書かどうか」です。発行者の店名表示や日付、取引内容や取引金額等が記載されていればレシートでも通用しますが、面倒くさがらずに領収書をもらう習慣を身につけましょう。

また、領収書であっても、「お品代」などの表記の場合は、具体的に何を買ったかがわからない場合や宛名が上様になっている領収書などがたくさんあると、税務調査では厳しく質問されることもありますのでご注意ください。特に交際費(飲食代)には、調査官も目を光らせていますので、後の記事でも触れますが「5,000円以下の交際費の特例」を受ける場合は、誰と飲食したか、及び人数も領収書にメモをしておくといいでしょう。

経費性が不透明な領収書を税務調査で指摘されないためにも、毎日の経理業務の段階で厳しくチェックしておく必要があります。

特に、従業員が会社の活動で使った領収書を精算する場合は、どのような目的で、対価の支出があったかなどを、精算時に確認するルールを作るとベストです。

領収書がない場合、経費と認められないのか?という質問を受けることがありますが、例えば、バスなどの公共交通機関の場合や自販機での購入、取引先へのお祝い・香典はもともと領収書がもらえません。また、事務用品などを購入した場合でも領収書をもらい忘れたり、ときには紛失してしまうケースもあるかと思いますが、自社で支払証明書や出金伝票を作成することにより経費に計上できます。

支出金額や相手先を「支払証明書」や「出金伝票」に記載して、業務との関連性が判断できるようにしておきましょう。